読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

個人的に便利なメーラーの運用

雑記

仕事では Thunderbird を使っていますが、他のひとの使い方を見ていると、お客様やプロジェクトごとにフォルダとメッセージフィルタを作成して、メールを自動分類しているひとが多いような気がします。

自分の場合、短期間のプロジェクトが多く担当するお客様が頻繁に変わるため、このような運用だとプロジェクトが変わるたびにフォルダやメッセージフィルタが増えて、次第に管理が煩雑になりそうです。

そもそもメールをプロジェクトごとに分類しても有用なことはあまりないような気がします。

というわけで、メーラーの運用は次のようにしています。

アーカイブ&タグを使う

受信トレイの未読メールを確認したら a キーで『アーカイブ』します。アーカイブされたメールは自動的にアーカイブフォルダに移動します。アーカイブフォルダの下は自動的に年次ごとの子フォルダに分類されます。

したがって、受信トレイには未読、または未確認のメールが残ることになります。

あとから読み返すかもしれないメールには『タグ』を付けてアーカイブします。

タグ

タグは次の5種類で管理します。それぞれのタグは 1 ~ 5 のキーに対応します。タグ名の頭に番号を付けているのはキーとの対応を分かりやすくするためです。

  • 1-ToDo : 直近でアクションするもの (完了したらタグを外す)
  • 2-Project : 現プロジェクトのメール (プロジェクト終了後まとめてタグを外す)
  • 3-Work : 事務関連
  • 4-Note : 重要と思われるもの
  • 5-Tech : 技術情報的なもの

検索フォルダ

通常のフォルダは使わずに『検索フォルダ』を使います。検索フォルダは上記のタグごとに作成します。(検索条件にタグの一致を設定する)

検索フォルダの検索対象は受信トレイとアーカイブフォルダです。(正確にはアーカイブフォルダの下の子フォルダ)

クイックフィルタ

メールを探すときは、受信トレイや検索フォルダでクイックフィルタを使います。送信者や件名などで目的のメールはだいたい探し当てることができます。スターは使っていません。


こんな感じで数年ほど運用していますが、個人的にはシンプルで利便性の高い運用だと思います。また、メールを管理するだけでなく、受信トレイと ToDo タグでちょっとしたタスク管理ができます。

ちなみにプライベートで使ってる Gmail もこんな感じで運用しています。(あまり使ってないけど Inbox アプリと相性がよさそう)

ただし、イマイチなところもあります。

個人的にイマイチなところ

アーカイブしたメールはアーカイブフォルダの下で年次ごとのフォルダに分類されます。

これは別にいいんですが、検索フォルダの検索対象としてアーカイブフォルダのルートを選択しても子フォルダが横断的に検索されません...。なので、年が変わったらそれぞれの検索フォルダの検索対象に、新しい年次の子フォルダを設定してあげないといけません。